Cách đọc và viết số thành chữ tiếng Việt đúng chuẩn cho hóa đơn, chứng từ

Vì sao chứng từ bắt buộc ghi số tiền bằng chữ?

Trên hóa đơn, phiếu thu chi, hợp đồng và séc, số tiền luôn được ghi hai lần: bằng số và bằng chữ. Lý do là số bằng chữ rất khó sửa chữa gian lận — thêm một nét vào con số 1 thành 7 thì dễ, nhưng biến chữ 'một' thành 'bảy' thì lộ ngay. Khi hai cách ghi lệch nhau, phần ghi bằng chữ thường là căn cứ được ưu tiên xem xét, và chứng từ ghi sai chữ số tiền thường phải hủy viết lại. Đây là lý do kế toán viên luôn kiểm tra dòng chữ kỹ hơn cả dòng số.

Quy tắc gốc: đọc theo nhóm 3 chữ số

Mọi số đều được tách thành các nhóm 3 chữ số từ phải sang: đơn vị, nghìn, triệu, tỷ. Trong mỗi nhóm, đọc lần lượt hàng trăm, hàng chục, hàng đơn vị rồi gắn tên nhóm. Các quy tắc con cần nhớ: số 5 đứng sau 'mười' hoặc sau hàng chục đọc là 'lăm' (mười lăm, hai mươi lăm); số 1 đứng sau hàng chục đọc là 'mốt' (hai mươi mốt); khi hàng chục bằng 0 mà hàng đơn vị khác 0 thì chèn 'linh' (một trăm linh năm); nhóm phụ dưới 100 ở giữa số lớn đọc thêm 'không trăm' cho rõ ràng.

Hai lỗi sai phổ biến nhất

Lỗi thứ nhất là thiếu 'không trăm linh' ở nhóm phụ: số 1.005.000 hay bị viết thành 'Một triệu không trăm năm nghìn' — thiếu 'linh' khiến câu chữ lủng củng và dễ bị bắt lỗi khi chứng từ được kiểm tra, dạng đúng là 'Một triệu không trăm linh năm nghìn'. (Chính công cụ đổi số thành chữ của ReviewHub cũng từng có lỗi này ở nhóm phụ và đã được sửa — một ví dụ cho thấy lỗi này dễ mắc đến mức nào.)

Lỗi thứ hai là dùng khẩu ngữ vùng miền trong văn bản chính thức: 'bảy mươi tư' thay vì 'bảy mươi bốn', 'mười năm' thay vì 'mười lăm'. Khi nói chuyện hằng ngày thì không sao, nhưng trên chứng từ tiền bạc hãy dùng dạng chuẩn phổ thông: 'bốn' cho số 4 sau hàng chục và 'lăm' cho số 5 sau hàng chục.

Mẹo viết dòng chữ trên chứng từ giấy

Viết hoa chữ cái đầu tiên của dòng chữ, kết thúc bằng từ 'đồng' (hoặc 'đồng chẵn' khi không có số lẻ — theo thói quen của nhiều đơn vị), và gạch bỏ phần giấy trắng còn thừa sau dòng chữ để không ai viết thêm được. Với số tiền có phần thập phân (ngoại tệ), ghi rõ phần nguyên và phần lẻ riêng. Cách an toàn nhất vẫn là để máy làm: nhập số vào công cụ đổi số thành chữ rồi sao chép nguyên văn kết quả vào chứng từ điện tử.

Câu hỏi thường gặp

Đọc thêm